El 5 de octubre de 2026 entra en una nueva fase la documentación administrativa del transporte por carretera en España: el Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) pasará a ser obligatorio en formato digital para los transportes interiores incluidos en su ámbito de aplicación. El propio Ministerio de Transportes señala expresamente esa fecha como inicio de la obligatoriedad.

El cambio afecta tanto al documento de control administrativo utilizado en determinados transportes públicos de mercancías como a la hoja de ruta exigida en determinados servicios de transporte público de viajeros. La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, estableció la transición obligatoria al formato digital, mientras que la Resolución de 5 de junio de 2026 concretó las características que deben cumplir los documentos y las aplicaciones informáticas utilizadas para generarlos.

En esta guía analizamos todo lo que necesitas saber sobre el DeCA obligatorio en 2026 y cómo preparar tu empresa para el cambio.

¿Cuándo será obligatorio el DeCA?

La entrada en vigor del DeCA obligatorio está prevista para el 5 de octubre de 2026 para los transportes interiores incluidos en el ámbito de aplicación de la normativa española de control administrativo. Así lo recoge actualmente el Ministerio de Transportes en su información oficial sobre el Documento Electrónico de Control Administrativo.

La fecha deriva del calendario establecido por la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, que determinó que tanto el documento de control regulado para el transporte público de mercancías como la hoja de ruta correspondiente a determinados servicios públicos de viajeros pasarían a ser necesariamente digitales.

Esto significa que, desde esa fecha, no será suficiente continuar gestionando estos documentos únicamente mediante los procedimientos tradicionales en papel cuando el transporte se encuentre sujeto a la obligación.

La empresa deberá utilizar un sistema que permita generar el documento electrónico conforme a los requisitos técnicos establecidos por la Administración.

La Resolución de 5 de junio de 2026 establece precisamente las características que deben reunir las aplicaciones informáticas utilizadas para gestionar estos documentos electrónicos de control administrativo.

Por tanto, el 5 de octubre no representa únicamente un cambio de soporte. Implica adaptar la operativa documental de la empresa a un sistema digital que permita crear, almacenar, consultar y presentar correctamente el DeCA.

¿Qué cambia exactamente el 5 de octubre de 2026?

La llegada del DeCA obligatorio supone que la gestión digital deja de ser opcional para los transportes afectados.

Hasta ahora, las empresas podían utilizar diferentes soportes y procedimientos para formalizar el documento de control administrativo. A partir de la entrada en vigor efectiva de la digitalización obligatoria, el documento deberá generarse mediante una aplicación informática que trabaje con datos estructurados y los transforme en un fichero electrónico.

El cambio implica varias novedades operativas importantes.

En primer lugar, el DeCA deberá generarse antes del inicio efectivo del servicio.

En segundo lugar, el sistema debe registrar la fecha y hora de creación del documento y también las modificaciones que puedan producirse posteriormente.

Además, el fichero deberá almacenarse electrónicamente y permitir su consulta durante el transporte a través del sistema previsto por la normativa.

La Administración ha definido así un modelo en el que el documento deja de depender exclusivamente de una copia física y pasa a estar vinculado a un fichero electrónico accesible durante una inspección.

Para las empresas de transporte, cargadores y operadores, esto supone revisar procesos que hasta ahora podían realizarse de forma manual:

• creación del documento;
• entrega al conductor;
• modificación de información;
• conservación posterior;
• localización del documento ante una inspección.

El cambio es especialmente relevante para empresas con un volumen elevado de expediciones, porque la digitalización deja de ser una opción organizativa y pasa a formar parte del cumplimiento administrativo del transporte.

¿A qué transportes de mercancías afecta?

En el transporte público de mercancías por carretera, el documento de control administrativo está regulado por la Orden FOM/2861/2012. Esta norma establece, con carácter general, la obligación de documentar cada envío en el que se materialice un contrato de transporte sujeto a su ámbito de aplicación.

La digitalización obligatoria no crea un documento completamente distinto, sino que transforma la forma en la que debe formalizarse y gestionarse el documento administrativo ya existente.

Por tanto, el DeCA obligatorio afectará a los transportes interiores de mercancías que actualmente se encuentran sujetos a la obligación de disponer del documento de control.

La propia normativa contempla, sin embargo, determinados supuestos excluidos o exceptuados. Por ello, no debe interpretarse que absolutamente cualquier desplazamiento de mercancías por carretera requiera automáticamente un DeCA.

Lo relevante es determinar si el transporte realizado se encuentra dentro del ámbito de aplicación de la Orden FOM/2861/2012 y de sus posteriores modificaciones.

Entre otros aspectos, el documento debe identificar a los sujetos principales de la operación y recoger información suficiente para determinar qué transporte se está realizando.

La digitalización obligatoria hará que esa información deba gestionarse mediante una aplicación compatible con los requisitos establecidos en la Resolución de 5 de junio de 2026.

Para una empresa que realiza diariamente numerosos envíos, esto significa que deberá poder generar un DeCA específico para cada operación sujeta a documentación administrativa.

¿A qué servicios de viajeros afecta?

El DeCA obligatorio también alcanza al transporte de viajeros mediante la digitalización de la hoja de ruta.

La Orden FOM/1230/2013 regula diferentes obligaciones de control aplicables a los transportes públicos de viajeros por carretera y establece la utilización de la correspondiente hoja de ruta en los servicios incluidos en su ámbito de aplicación.

La Ley 9/2025 estableció expresamente que esta hoja de ruta pasaría a ser necesariamente digital.

Por tanto, determinadas empresas que realizan servicios públicos de viajeros también deberán adaptar su operativa antes del 5 de octubre.

La hoja de ruta digital permitirá documentar electrónicamente cada servicio y recoger los datos exigidos por la normativa, como la empresa transportista, el contratante, el vehículo, el conductor, el origen y destino o las características del servicio.

No todos los servicios de transporte de viajeros están sometidos exactamente a las mismas obligaciones documentales. La Orden FOM/1230/2013 contiene las reglas específicas aplicables y determinadas excepciones.

Por este motivo, las empresas de autobuses y autocares deben analizar qué servicios realizan y cuáles de ellos requieren hoja de ruta.

Cuando exista esta obligación, a partir de la fecha prevista la gestión deberá realizarse mediante el sistema digital establecido para el DeCA.

¿Quién debe preparar el documento?

La implantación del DeCA obligatorio obliga a definir claramente quién genera, revisa y entrega el documento dentro de la empresa.

En mercancías, la normativa identifica como sujetos obligados al cargador contractual y al transportista efectivo.

La Orden FOM/2861/2012 establece la obligación de formalizar el documento de control y distingue claramente entre ambas figuras.

El cargador contractual es, en términos generales, quien contrata directamente el transporte con el transportista efectivo.

El transportista efectivo es quien realiza materialmente el transporte bajo la correspondiente autorización.

La normativa tradicionalmente ha exigido que existan ejemplares del documento tanto para el cargador contractual como para el transportista efectivo y que este último disponga del documento durante la realización del transporte.

Con el sistema electrónico, esta relación documental se traslada al entorno digital.

Por tanto, las empresas deberían determinar antes de octubre:

• quién debe emitir el DeCA dentro de su operativa;
• quién revisa los datos;
• cómo se hace llegar al conductor;
• cómo se gestionan las modificaciones;
• dónde se conserva la documentación.

En viajeros, la responsabilidad documental se vincula fundamentalmente a la empresa transportista y a la gestión de la correspondiente hoja de ruta conforme a la normativa específica.

Definir internamente quién realiza cada una de estas tareas será especialmente importante en empresas donde intervengan departamentos de tráfico, administración, conductores y personal externo.

¿Qué requisitos debe cumplir el DeCA?

Para cumplir correctamente con el DeCA obligatorio, no basta con disponer de un PDF convencional.

La Resolución de 5 de junio de 2026 establece una serie de condiciones técnicas para las aplicaciones utilizadas en su gestión.

Entre los elementos esenciales se encuentra la generación del documento a partir de datos estructurados, de manera que el fichero electrónico se cree digitalmente desde la propia aplicación.

El sistema debe transformar esos datos en el documento electrónico antes de que comience efectivamente el servicio.

También debe registrar la fecha y hora de creación y mantener información sobre las modificaciones posteriores.

El DeCA debe almacenarse en un repositorio electrónico que permita su disponibilidad durante el transporte.

Además, el documento incorpora mecanismos que facilitan su consulta electrónica, incluyendo el acceso mediante una URL específica asociada al correspondiente código QR. El Ministerio describe precisamente este modelo como un documento electrónico almacenado en repositorio y disponible para su control durante el transporte.

En términos prácticos, una empresa debería comprobar que el software utilizado permite como mínimo:

• generar correctamente el fichero;
• identificar el transporte;
• almacenar el documento;
• facilitar su consulta;
• registrar modificaciones;
• conservar la documentación;
• permitir que el conductor pueda presentarla durante un control.

Por ello, la adaptación al DeCA obligatorio no consiste únicamente en sustituir papel por PDF. Es necesario que el procedimiento utilizado cumpla las condiciones técnicas definidas por la Administración.

¿Qué debe llevar el conductor?

El conductor debe disponer de la documentación correspondiente al transporte durante la realización del servicio.

En mercancías, la Orden FOM/2861/2012 ya establece que el transportista efectivo debe disponer del documento de control durante el transporte del envío.

Con la implantación del DeCA, esa obligación se adapta al nuevo formato electrónico.

La Resolución de 5 de junio de 2026 establece el sistema mediante el cual el documento puede ponerse a disposición y ser consultado durante el transporte.

El conductor podrá disponer del DeCA en soporte electrónico, por ejemplo mediante un teléfono móvil o dispositivo similar, siempre que pueda mostrar correctamente la documentación cuando sea requerida.

La configuración técnica del sistema permite además que el documento sea accesible mediante el código QR asociado a la URL específica del fichero.

La finalidad es que, durante una inspección, los agentes puedan comprobar el documento correspondiente al transporte que se está realizando.

Por tanto, antes de que un vehículo salga a carretera, la empresa debería asegurarse de tres cuestiones básicas:

• que el DeCA se ha generado correctamente;
• que corresponde al transporte que realmente se va a realizar;
• que el conductor dispone de acceso al documento o al mecanismo necesario para presentarlo.

Este último paso es especialmente importante. No basta con que el documento exista dentro del sistema de gestión de la empresa si el conductor no puede ponerlo a disposición de los agentes durante una actuación de control.

¿Qué ocurre si el documento cambia durante el transporte?

La emisión del DeCA no significa que los datos queden necesariamente bloqueados durante toda la operación. La normativa contempla que determinadas circunstancias del transporte puedan cambiar una vez iniciado el servicio.

Puede ocurrir, por ejemplo, que sea necesario sustituir un vehículo, modificar algún dato de la operación o actualizar información inicialmente incorporada al documento.

La Resolución de 5 de junio de 2026 permite realizar modificaciones, pero exige que el sistema utilizado mantenga la trazabilidad de los cambios realizados.

La modificación puede gestionarse fundamentalmente de dos maneras.

Modificación del mismo fichero

La aplicación puede mantener el documento electrónico inicialmente generado e incorporar en él la nueva información.

En este supuesto deben poder identificarse los datos actualizados y mantenerse la información necesaria para conocer qué datos han sido modificados y el motivo del cambio.

Al continuar utilizándose el mismo fichero, puede mantenerse también el acceso asociado al documento.

Generación de un nuevo fichero

Otra posibilidad es generar un nuevo documento electrónico que sustituya al anterior.

En este caso, el sistema debe conservar la trazabilidad entre las distintas versiones y mantener la información necesaria para acreditar la evolución del documento.

La aplicación debe registrar además la fecha y hora de las modificaciones realizadas.

Si la modificación da lugar a un nuevo documento que debe utilizarse durante el servicio, la empresa deberá asegurarse de que el conductor dispone de la versión actualizada.

Por tanto, modificar un DeCA no debería consistir simplemente en sobrescribir información sin dejar constancia de lo ocurrido. La trazabilidad forma parte del funcionamiento previsto para estos documentos electrónicos.

Para las empresas esto tiene una consecuencia práctica importante: el software elegido debería permitir modificar documentos sin perder el historial de la operación.

¿Cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?

El DeCA obligatorio también implica conservar correctamente la documentación una vez finalizado el transporte.

Los documentos deben permanecer almacenados durante el periodo de conservación establecido por la normativa, de manera que puedan ser recuperados posteriormente cuando sea necesario.

En el transporte de mercancías, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo tienen obligaciones de conservación respecto del documento de control. La Orden FOM/2861/2012 establece actualmente la conservación durante al menos un año.

La digitalización no elimina esta obligación, sino que traslada la conservación al entorno electrónico.

Esto significa que las empresas deberían disponer de un sistema que permita:

• almacenar los documentos de forma organizada;
• recuperar DeCA antiguos;
• identificar fácilmente cada operación;
• conservar las versiones correspondientes;
• acceder a la documentación durante el periodo exigido;
• ponerla a disposición de la Administración cuando proceda.

Es importante distinguir entre conservar el DeCA y mantener permanentemente accesible la URL utilizada durante el transporte.

El documento deberá permanecer archivado durante el periodo legal de conservación, aunque el mecanismo de acceso público utilizado durante la operación pueda tener un periodo de disponibilidad diferente conforme a los requisitos técnicos establecidos.

En empresas con cientos o miles de transportes al año, esta cuestión adquiere especial importancia. La adaptación al DeCA no consiste únicamente en tener una herramienta que genere documentos rápidamente: también debe existir una forma eficiente de localizarlos meses después de su emisión.

¿Qué debería preparar una empresa antes del 5 de octubre?

Prepararse para el DeCA obligatorio implica adaptar tanto el software como los procedimientos internos de la empresa.

La implantación afecta al procedimiento operativo de la empresa.

Antes del 5 de octubre de 2026, fecha señalada oficialmente para la obligatoriedad del DeCA en los transportes interiores afectados, conviene haber definido cómo se gestionará todo el ciclo documental.

Una empresa debería revisar, como mínimo, los siguientes aspectos:

• qué transportes de su actividad requieren DeCA;
• quién será responsable de crear cada documento;
• de dónde se obtendrán los datos necesarios;
• cómo se hará llegar el DeCA al conductor;
• qué procedimiento se seguirá cuando cambie algún dato;
• dónde quedarán almacenados los documentos;
• quién podrá acceder a ellos;
• cómo se recuperarán ante una inspección;
• qué usuarios necesitarán utilizar el sistema.

También conviene preparar con antelación los datos que se utilizan de forma recurrente.

Vehículos, remolques, conductores, clientes, cargadores, remitentes, destinatarios, mercancías o rutas son ejemplos de información que una empresa puede necesitar repetidamente.

Si esos datos se encuentran previamente organizados dentro del software, la emisión diaria de los documentos puede resultar considerablemente más sencilla.

Para empresas con sistemas ERP o TMS, este es también el momento de valorar si interesa realizar una integración mediante API, evitando tener que introducir manualmente información que ya existe en otros sistemas.

El objetivo debería ser llegar al 5 de octubre con el procedimiento ya probado, no empezar a diseñarlo ese mismo día.

¿Qué ocurre si no se cumple con el DeCA obligatorio?

La obligación de disponer de documentación administrativa de control no nace con la digitalización. Forma parte de la normativa española de transporte terrestre y está sometida al régimen de inspección y sanciones de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT).

A partir de la obligatoriedad del formato electrónico, las empresas afectadas deberán cumplir no solo con la existencia del documento, sino también con las condiciones establecidas para su gestión digital.

Las consecuencias concretas dependerán del incumplimiento cometido.

No es necesariamente equivalente:

• carecer del documento exigible;
• no disponer de él durante una inspección;
• consignar datos incorrectos;
• incumplir obligaciones de conservación;
• utilizar un documento que no reúna los requisitos exigidos.

La LOTT clasifica las infracciones en diferentes categorías y establece distintos rangos de sanciones en función de la conducta concreta.

Por ello, no conviene simplificar el régimen sancionador afirmando que cualquier incumplimiento del DeCA lleva automáticamente asociada una única multa.

Lo relevante para las empresas es que, desde el momento en que el documento electrónico sea obligatorio, continuar trabajando sin haber adaptado correctamente el procedimiento documental puede dar lugar a responsabilidad administrativa.

Además, una inspección puede producirse durante la propia realización del transporte, por lo que no basta con reconstruir o generar posteriormente la documentación en las oficinas de la empresa.

El documento correspondiente al servicio debe estar correctamente gestionado cuando se realiza la operación.

Dedicaremos una guía específica a las sanciones relacionadas con el DeCA, diferenciando los distintos tipos de incumplimiento y su tratamiento en la normativa de transporte.

Cómo prepararse con un software DeCA

El cambio del 5 de octubre puede convertirse en una tarea administrativa adicional o integrarse de forma natural dentro de la operativa habitual de la empresa.

La diferencia dependerá en buena medida de cómo se gestione la información.

Un software DeCA específico puede simplificar considerablemente la adaptación al DeCA obligatorio.

Una solución especializada debería permitir, entre otras funciones:

• crear DeCA de mercancías y viajeros;
• reutilizar datos habituales mediante maestros;
• generar el fichero electrónico y su código QR;
• enviar el documento al conductor;
• registrar modificaciones;
• mantener la trazabilidad;
• consultar documentos emitidos anteriormente;
• conservar la documentación;
• gestionar distintos usuarios;
• integrarse con otros sistemas cuando el volumen de operaciones lo requiera.

Además de cumplir los requisitos documentales, una buena implantación debería buscar algo más sencillo: reducir el tiempo que la empresa dedica a cada DeCA.

Si una compañía realiza cientos de transportes mensuales, unos pocos minutos adicionales por operación terminan convirtiéndose en muchas horas de trabajo administrativo.

Por eso es recomendable probar el sistema antes de que llegue la fecha de obligatoriedad.

Docarga permite gestionar desde una única plataforma los DeCA de transporte de mercancías y las hojas de ruta digitales de viajeros, con herramientas para emisión, envío, modificación, trazabilidad, conservación y reutilización de los datos habituales de la empresa.

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes sobre el DeCA obligatorio en 2026.

Preguntas frecuentes sobre el DeCA obligatorio

¿El DeCA será obligatorio el 5 de octubre de 2026?

Sí. El Ministerio de Transportes indica que el 5 de octubre de 2026 será obligatorio el Documento Electrónico de Control Administrativo para los transportes interiores incluidos en su ámbito de aplicación.

¿Afecta únicamente al transporte de mercancías?

No.

La Ley 9/2025 establece la digitalización tanto del documento de control administrativo utilizado en transporte público de mercancías como de la hoja de ruta correspondiente a determinados servicios públicos de viajeros.

¿Todos los transportes por carretera necesitan DeCA?

No necesariamente.

La obligación depende del tipo de transporte y del ámbito de aplicación de las normas que regulan el documento de control de mercancías y la hoja de ruta de viajeros. Existen transportes y servicios exceptuados.

Por ello, cada empresa debe analizar las operaciones que realiza.

¿Puedo seguir utilizando documentos en papel después del 5 de octubre?

Para los transportes afectados por la obligación, el documento administrativo deberá generarse en formato digital conforme a las condiciones establecidas por la normativa.

El hecho de que el conductor pueda disponer de determinados elementos en soporte físico no convierte un documento creado exclusivamente en papel en un DeCA correctamente generado.

La Ley 9/2025 establece expresamente que el documento deberá ser necesariamente digital.

¿Basta con crear un PDF?

No.

La digitalización prevista para el DeCA implica utilizar una aplicación que genere el documento electrónico conforme a los requisitos establecidos y permita su almacenamiento y acceso durante la operación. El Ministerio explica que los ficheros electrónicos deberán almacenarse en un repositorio para hacer posible su consulta.

Por tanto, convertir manualmente un documento tradicional en un PDF no equivale por sí mismo a disponer de un sistema DeCA conforme a los requisitos técnicos.

¿Quién debe entregar el DeCA al conductor?

La organización concreta puede depender de cómo se estructure la operación, pero la empresa debe garantizar que el conductor dispone de la documentación exigible durante el transporte.

En mercancías, el transportista efectivo debe disponer del documento de control correspondiente durante la realización del envío.

¿Qué pasa si cambia el vehículo o algún dato del transporte?

El documento puede modificarse, pero el cambio debe gestionarse de forma que se mantenga la trazabilidad.

La aplicación utilizada debe poder registrar las modificaciones correspondientes y asegurar que durante el servicio se utilice la información actualizada.

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los documentos?

En mercancías, el documento de control debe conservarse durante al menos un año, conforme a la regulación vigente.

El archivo documental forma, por tanto, parte del proceso y no debe considerarse finalizado simplemente porque haya terminado el transporte.

¿Es mejor esperar a octubre para contratar el software?

Desde un punto de vista operativo, no.

Es preferible probar previamente el procedimiento, cargar los datos recurrentes, configurar usuarios y comprobar cómo se entregarán los documentos a los conductores.

El 5 de octubre debería ser la fecha en la que la empresa ya trabaja con el nuevo procedimiento, no la fecha en la que empieza a aprender a utilizarlo.

Prepárate antes de que el DeCA sea obligatorio

La digitalización obligatoria del documento de control supone un cambio relevante, pero no tiene por qué convertirse en un problema operativo si la adaptación se realiza con suficiente antelación.

Las empresas que preparen previamente sus datos, procedimientos y usuarios podrán llegar al 5 de octubre de 2026 con el sistema ya integrado en su trabajo diario.

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