El Documento Electrónico de Control (DeCA) será una pieza fundamental en la gestión documental del transporte por carretera en España. La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, estableció la digitalización obligatoria tanto del documento de control administrativo del transporte público de mercancías como de la hoja de ruta utilizada en determinados servicios de transporte público de viajeros.

A continuación explicamos qué es el DeCA, para qué sirve, quién debe utilizarlo, qué información contiene y cómo debe generarse.

¿Qué es el DeCA?

Para entender qué es el DeCA, o Documento Electrónico de Control Administrativo, es el documento digital utilizado para acreditar determinados datos esenciales de los servicios de transporte por carretera sujetos a documentación administrativa de control.

No se trata simplemente de convertir en PDF un documento que antes se cumplimentaba en papel. La normativa exige que el documento sea generado digitalmente a partir de datos estructurados mediante una aplicación informática, dando lugar a un fichero electrónico que cumple unas características técnicas concretas.

El concepto DeCA engloba dos ámbitos principales:

• el documento de control administrativo utilizado en determinados transportes públicos de mercancías por carretera;
• la hoja de ruta utilizada en determinados servicios de transporte público de viajeros por carretera.

La Ley de Movilidad Sostenible estableció que ambos documentos deberán ser necesariamente digitales, y la Resolución de 5 de junio de 2026 concretó las características que deben reunir tanto los documentos como los sistemas informáticos utilizados para generarlos.

Por tanto, cuando hablamos de DeCA no hablamos únicamente de un PDF, sino de un sistema de documentación electrónica que debe permitir generar, almacenar, consultar y presentar el documento durante la realización del transporte.

¿Para qué sirve el DeCA?

La función principal del DeCA es documentar administrativamente el servicio de transporte y permitir su control por los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre y por los agentes encargados de la vigilancia del transporte en carretera.

En el transporte de mercancías, el documento de control tiene naturaleza administrativa y acompaña al envío durante su desplazamiento.

La digitalización introduce además un sistema que permite que el documento pueda ser consultado durante una inspección mediante medios electrónicos. Cada DeCA debe almacenarse en un repositorio y disponer de una URL única y específica, desde la que pueda descargarse directamente el fichero correspondiente.

Esto permite que la documentación asociada a un transporte pueda gestionarse de forma digital durante todo su ciclo de vida: creación, entrega al conductor, consulta, posibles modificaciones y conservación posterior.

El DeCA cumple, por tanto, una función esencialmente administrativa y de control. Esto es importante porque no debe confundirse automáticamente con otros documentos de naturaleza contractual, como la carta de porte. Aunque determinados documentos de transporte pueden utilizarse también como documento de control si reúnen todos los requisitos exigidos, ambos conceptos no son necesariamente equivalentes.

¿A quién afecta el DeCA?

La obligación depende del tipo de transporte realizado.

En transporte público de mercancías por carretera, el documento de control se exige, con carácter general, para cada envío en el que se materialice un contrato de transporte sujeto a la Orden FOM/2861/2012. La propia norma establece determinadas excepciones, entre ellas algunos transportes para los que no se exige título habilitante, mudanzas, transporte de vehículos accidentados o averiados y determinados servicios de paquetería.

Además, en mercancías existen dos sujetos expresamente obligados a formalizar el documento:

• el cargador contractual;
• el transportista efectivo.

Esto significa que la obligación documental no recae exclusivamente sobre la empresa que conduce físicamente el vehículo.

En transporte público de viajeros, la obligación se vincula a la hoja de ruta. La normativa establece que los autobuses destinados a servicios de transporte público de viajeros deben circular con la correspondiente hoja de ruta, aunque existen excepciones para determinados servicios regulares.

La digitalización obligatoria de estos documentos está prevista por la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, que establece que tanto el documento de control de mercancías como la hoja de ruta deberán pasar a formato necesariamente digital.

DeCA para transporte de mercancías

Entender qué es el DeCA en el transporte de mercancías exige distinguir entre el documento administrativo y otros documentos utilizados en la operación, como la carta de porte.

En el transporte público de mercancías, el DeCA digitaliza el documento administrativo de control regulado por la Orden FOM/2861/2012.

Este documento permite identificar los principales elementos de cada operación de transporte: quién contrata el transporte, quién lo realiza materialmente, qué mercancía se transporta, desde dónde y hasta dónde se desplaza y qué vehículo interviene en la operación.

La normativa distingue especialmente entre dos figuras:

Cargador contractual: quien contrata directamente el transporte con el transportista efectivo.

Transportista efectivo: la persona física o jurídica titular de la autorización bajo cuyo amparo se realiza materialmente el transporte.

Ambos están obligados a formalizar el documento de control, aunque la responsabilidad sobre la exactitud de determinados datos se distribuye entre ellos según la información de que se trate.

Con el DeCA, estos datos dejan de gestionarse únicamente mediante documentación física y pasan a estructurarse en una aplicación informática capaz de generar el documento electrónico antes de iniciar el servicio.

En Docarga, la gestión específica de esta modalidad puede consultarse en nuestra sección de DeCA para transporte de mercancías.

DeCA para transporte de viajeros

La pregunta qué es el DeCA también afecta al transporte de viajeros, donde se materializa mediante la digitalización de la hoja de ruta.

En viajeros, el DeCA se materializa a través de la digitalización de la hoja de ruta exigida para determinados servicios de transporte público de personas por carretera.

La Orden FOM/1230/2013 establece, con carácter general, que los autobuses destinados a la prestación de servicios públicos de transporte de viajeros deben disponer de hoja de ruta, aunque contempla determinadas excepciones, principalmente relacionadas con algunos servicios regulares.

La hoja de ruta permite identificar cada servicio realizado y recoge información como la empresa transportista, el contratante, el origen y destino, la fecha, el vehículo, el conductor y la naturaleza del servicio. En determinadas modalidades también deben indicarse las paradas intermedias.

La Ley de Movilidad Sostenible establece que esta hoja de ruta deberá ser necesariamente digital, mientras que la Resolución de 5 de junio de 2026 determina que los sistemas utilizados para gestionarla deben transformar los datos en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio.

De esta forma, el DeCA no afecta únicamente a las operaciones de transporte de mercancías: también incorpora al proceso de digitalización una parte relevante del transporte de viajeros por carretera.

En Docarga disponemos de una solución específica para gestionar el DeCA de transporte de viajeros y la hoja de ruta digital.

¿Qué información contiene el DeCA?

Los datos que debe contener un DeCA varían dependiendo de si documenta un transporte de mercancías o un servicio de viajeros.

Datos del DeCA de mercancías

El documento de control de mercancías debe incluir, como mínimo, información esencial como:

• identificación del cargador contractual;
• identificación del transportista efectivo;
• lugar de origen y destino del envío;
• naturaleza y peso de la mercancía;
• fecha de realización del transporte;
• matrícula del vehículo y, cuando corresponda, del remolque o semirremolque;
• identificación de una autorización especial de circulación cuando sea necesaria;
• observaciones o reservas cuando sean solicitadas por los sujetos intervinientes.

Estos datos permiten vincular el documento con una operación de transporte concreta e identificar a los principales sujetos que intervienen en ella.

Datos del DeCA de viajeros

En la hoja de ruta digital deben constar, entre otros:

• nombre y NIF de la empresa transportista;
• nombre y NIF del contratante del servicio;
• origen y destino;
• fecha del servicio;
• matrícula del autobús;
• nombre y NIF del conductor;
• naturaleza del servicio;
• paradas intermedias cuando sean exigibles según el tipo de servicio.

La información debe incorporarse a la aplicación informática para que pueda transformarse posteriormente en el fichero electrónico que constituye el DeCA.

¿Cómo se genera el DeCA?

El DeCA debe generarse mediante una aplicación informática preparada para gestionar los datos exigidos por la normativa.

La Resolución de 5 de junio de 2026 establece que estos sistemas deben transformar los datos estructurados en un fichero electrónico en cuanto sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio. Además, la aplicación debe registrar la fecha y hora en la que se crea el fichero y también la fecha y hora de cualquier modificación posterior.

El resultado debe ser un archivo PDF generado de forma nativa digital, con un tamaño máximo de 5 MB. Esto significa que no es válido crear primero un documento en papel para posteriormente escanearlo o convertir una imagen del documento en PDF.

Una vez generado, el fichero debe almacenarse en un repositorio electrónico y disponer de una URL única y específica que permita acceder directamente al PDF. Esa dirección web es la que se vincula al código QR incorporado al documento y permite su consulta durante una inspección en carretera.

Antes de iniciar el transporte, el conductor debe recibir una copia del DeCA. Puede llevarla en formato electrónico, por ejemplo en un dispositivo móvil, o en papel. En ambos casos debe estar disponible el correspondiente código QR.

Por este motivo, generar correctamente un DeCA implica algo más que rellenar un formulario y descargar un PDF: el software utilizado debe gestionar los datos, crear el fichero conforme a los requisitos técnicos, registrar su creación, almacenarlo y permitir su acceso durante el servicio.

Código QR y acceso al documento

Una de las características esenciales del DeCA es que el documento debe poder consultarse electrónicamente durante la realización del transporte.

Cada fichero DeCA debe almacenarse en un repositorio electrónico y disponer de una dirección web única y específica (URL). Esa URL debe estar incorporada al propio documento mediante un código QR.

La finalidad es que, durante una inspección en carretera, los agentes puedan acceder directamente al fichero electrónico correspondiente al transporte que están controlando.

La normativa establece que la URL debe utilizar protocolo seguro https:// y permitir la descarga directa del PDF. No será válida, por ejemplo, una dirección que conduzca a una página en la que sea necesario introducir usuario y contraseña, pulsar botones adicionales o realizar otras acciones antes de obtener el documento.

El sistema puede incorporar mecanismos de seguridad como tokens, cifrado o claves de expiración, siempre que no impidan el acceso al documento durante la realización del servicio.

Una vez finalizado el transporte, la posibilidad de descarga mediante esa URL deberá mantenerse durante el periodo mínimo establecido reglamentariamente, pudiendo desactivarse transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio. Esto no debe confundirse con la obligación de conservación del documento, que es más amplia.

¿Debe llevar el conductor el DeCA?

Sí. Una vez generado el documento y siempre antes del inicio efectivo del servicio, debe entregarse una copia al conductor.

Puede llevarla:

• en formato electrónico, por ejemplo en un teléfono móvil o tableta;
• impresa en papel.

En ambos casos debe estar disponible el código QR. La normativa permite incluso que el conductor disponga únicamente del QR como fichero independiente para presentarlo durante una actuación inspectora.

Por tanto, el DeCA combina dos elementos:

el fichero electrónico almacenado en el repositorio y el código QR que permite acceder a él durante el transporte.

Modificaciones del DeCA durante el transporte

Los datos de una operación de transporte pueden cambiar después de que el DeCA haya sido emitido. Por ejemplo, puede producirse un cambio de vehículo, conductor, destino u otro dato de la operación.

La normativa permite modificar el DeCA durante la realización del servicio, pero establece mecanismos concretos para garantizar la trazabilidad de esos cambios.

Existen dos posibilidades.

Modificar el fichero electrónico existente

La primera opción consiste en mantener el mismo PDF e incorporar dentro de él:

• los nuevos datos;
• el motivo de la modificación;
• los datos anteriores, claramente identificados como información que ha dejado de ser válida.

Al mantenerse el mismo fichero, también se mantiene su URL y, por tanto, el código QR continúa siendo el mismo.

Generar un nuevo fichero

La segunda posibilidad consiste en generar un nuevo PDF con los datos actualizados.

En este caso:

• se genera una nueva URL;
• se genera un nuevo código QR;
• debe conservarse el fichero anterior para garantizar la trazabilidad de la modificación.

El nuevo documento debe volver a hacerse llegar al conductor.

Además, las aplicaciones informáticas deben registrar la fecha y hora de las modificaciones realizadas.

Esto significa que las modificaciones no deberían gestionarse simplemente sustituyendo información sin dejar rastro. El sistema utilizado para gestionar los DeCA debe permitir mantener una trazabilidad suficiente sobre la evolución del documento.

En caso de llevar una copia impresa, tampoco son válidas las modificaciones manuscritas realizadas sobre el papel. La modificación debe efectuarse electrónicamente conforme a alguno de los procedimientos previstos.

¿Cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?

Los DeCA deben conservarse durante al menos un año.

En el transporte de mercancías, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo están obligados a conservar el fichero electrónico durante ese periodo. En viajeros, corresponde a la empresa transportista conservar las hojas de ruta correspondientes a los servicios realizados.

En mercancías, la normativa permite que cargador contractual y transportista efectivo utilicen repositorios diferentes.

También se contempla la posibilidad de que uno de ellos genere inicialmente el documento y el otro pueda descargarlo y conservarlo posteriormente. Lo importante es que ambos sujetos obligados tengan acceso a la documentación durante el periodo legal de conservación.

La obligación de conservación no debe confundirse con la disponibilidad pública de la URL asociada al QR. La URL utilizada durante el transporte puede dejar de ofrecer la descarga una vez transcurrido el periodo previsto después de finalizar el servicio, mientras que el fichero debe continuar almacenado durante al menos un año.

Para las empresas que realizan un volumen elevado de transportes, este requisito hace especialmente importante disponer de un sistema que permita:

• localizar documentos antiguos;
• buscar por fechas, vehículos o intervinientes;
• conservar distintas versiones;
• descargar nuevamente los ficheros;
• mantener organizada la documentación durante todo el periodo obligatorio.

Por ese motivo, la gestión del DeCA no termina cuando finaliza el viaje: existe también una obligación posterior de archivo y conservación documental.

Diferencias entre DeCA, carta de porte y CMR

Una de las dudas más frecuentes es si el DeCA sustituye a la carta de porte o al CMR.

La respuesta requiere distinguir la naturaleza de cada documento.

DeCA

El Documento Electrónico de Control tiene fundamentalmente naturaleza administrativa. Su finalidad es documentar la operación de transporte a efectos de control e inspección. La Orden FOM/2861/2012 define expresamente el documento de control de mercancías como un documento de naturaleza administrativa.

Carta de porte

La carta de porte está vinculada principalmente al contrato de transporte y documenta determinados aspectos de la relación contractual entre los sujetos que intervienen en la operación.

Por tanto, DeCA y carta de porte no son exactamente el mismo documento ni responden necesariamente a la misma finalidad.

Sin embargo, la normativa permite que una carta de porte u otro documento utilizado en el transporte sirva también como documento administrativo de control siempre que incorpore todos los datos obligatorios exigidos para el DeCA.

La Resolución de 5 de junio de 2026 confirma además que pueden utilizarse formatos correspondientes a otros documentos de transporte para materializar el DeCA, siempre que se incluyan todos los datos exigidos y se identifiquen expresamente las figuras del cargador contractual y del transportista efectivo.

CMR y eCMR

El CMR documenta determinados contratos de transporte internacional de mercancías por carretera sujetos al Convenio CMR.

El DeCA, en cambio, se aplica a los transportes interiores sujetos a la normativa española de control administrativo. La Resolución de 2026 señala expresamente que los transportes internacionales que discurren parcialmente por España quedan fuera de esta obligación, al utilizar los documentos de control previstos en los convenios internacionales correspondientes.

Por ello, no debe entenderse que disponer de un CMR o de un eCMR elimina automáticamente cualquier obligación relacionada con el DeCA en una operación interior.

Lo determinante será analizar qué tipo de transporte se realiza y si el documento utilizado contiene toda la información administrativa exigida.

En otro artículo analizaremos específicamente las diferencias entre DeCA, carta de porte, CMR y eCMR.

¿Por qué utilizar un software para gestionar el DeCA?

La propia configuración técnica del DeCA hace que su gestión mediante una aplicación informática sea una parte esencial del proceso.

El sistema utilizado debe ser capaz de trabajar con datos estructurados y transformarlos en un fichero electrónico antes del inicio del servicio. También debe registrar la creación y las modificaciones del documento, generar el PDF conforme a los requisitos técnicos, almacenarlo en un repositorio y proporcionar una URL específica asociada al código QR.

Por tanto, un software DeCA debería facilitar mucho más que la simple creación de un PDF.

En una operativa real resulta especialmente útil que permita:

• guardar vehículos, conductores, clientes y otras entidades utilizadas habitualmente;
• reutilizar información en nuevos transportes;
• emitir documentos rápidamente;
• generar automáticamente el PDF y el código QR;
• enviar el documento al conductor o a otros intervinientes;
• modificar datos manteniendo la trazabilidad;
• localizar documentos anteriores;
• conservarlos durante el periodo exigido;
• gestionar desde un mismo entorno el DeCA de mercancías y la hoja de ruta digital de viajeros.

Para empresas con un volumen elevado de servicios también puede resultar importante que el software permita integrarse con un ERP, TMS u otros sistemas internos, reduciendo la introducción manual de información.

Docarga ha sido desarrollada precisamente para centralizar la creación y gestión de los Documentos Electrónicos de Control de mercancías y viajeros desde una única plataforma.

Una vez explicado qué es el DeCA y cómo funciona, estas son algunas de las dudas más habituales sobre su aplicación práctica.

Preguntas frecuentes sobre el DeCA

¿Cuándo será obligatorio el DeCA?

El Ministerio de Transportes indica que el 5 de octubre de 2026 será obligatorio el Documento Electrónico de Control Administrativo para los transportes interiores incluidos en su ámbito de aplicación.

A partir de esa fecha, el documento de control de mercancías y la hoja de ruta de viajeros afectados por la normativa deberán gestionarse necesariamente en formato digital.

¿El DeCA debe generarse antes de iniciar el transporte?

Sí. Los datos deben transformarse en el fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio, y la aplicación debe registrar la fecha y hora de creación.

¿Puede hacerse el DeCA en papel y después escanearlo?

No. El fichero debe generarse de forma nativa digital a partir de datos estructurados. No son válidos los PDF obtenidos mediante el escaneo de documentos en papel o imágenes digitalizadas.

¿Es obligatorio que el DeCA tenga código QR?

Sí. El PDF debe incorporar un código QR asociado a la URL única y específica desde la que puede descargarse el documento electrónico.

¿Es obligatorio firmar el DeCA?

No con carácter general. La Resolución de 5 de junio de 2026 señala expresamente que ni el documento de control de mercancías ni la hoja de ruta requieren firma para su validez administrativa.

Cuando el mismo documento se utilice además con una finalidad contractual y resulte necesario incorporar firmas, deberán utilizarse los mecanismos de firma electrónica previstos en la normativa aplicable.

¿Cuánto tiempo debe conservarse?

Los ficheros DeCA deben conservarse durante al menos un año.

¿Puede modificarse un DeCA después de emitirlo?

Sí. La normativa contempla tanto la modificación del mismo fichero como la generación de un nuevo PDF. En ambos casos deben mantenerse las condiciones de trazabilidad y hacer llegar el documento actualizado al conductor.

¿Puede una carta de porte servir como DeCA?

Puede utilizarse un formato de carta de porte u otro documento de transporte como documento de control siempre que incorpore todos los datos obligatorios exigidos por la normativa y cumpla los requisitos técnicos establecidos para el DeCA electrónico.

¿El eCMR sustituye al DeCA?

No de forma automática. Son instrumentos distintos y responden a marcos jurídicos diferentes. El DeCA es documentación administrativa de control para los transportes interiores sujetos a la normativa española, mientras que el CMR/eCMR está vinculado al transporte internacional y a su relación contractual.

Por ello, debe analizarse el tipo concreto de operación y la documentación utilizada en cada transporte.

¿El conductor tiene que llevar una copia del DeCA?

Sí. Antes de iniciar el servicio debe disponer de una copia electrónica o impresa, ambas con código QR. También puede disponer del código QR como fichero independiente para mostrarlo durante una inspección.

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Saber qué es el DeCA es solo el primer paso: las empresas afectadas también deberán disponer de un sistema que permita generarlo y gestionarlo conforme a los requisitos establecidos.

La implantación del Documento Electrónico de Control supone un cambio importante en la forma de gestionar la documentación administrativa del transporte.

Contar con una herramienta específica permite centralizar la emisión, modificación, consulta y conservación de los documentos y simplificar una obligación que afectará diariamente a numerosas operaciones de transporte.

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