Solicitar matrícula al transportista ya forma parte de Docarga. Desde un borrador puedes compartir un enlace temporal o mostrar un código QR para que el conductor o su departamento de tráfico complete los datos del vehículo. Tu empresa recibe la información y decide si revisa el documento antes de emitirlo o utiliza la emisión automática.

Es una mejora pensada para una situación habitual: la mercancía y el recorrido están preparados, pero la matrícula se conoce al asignar el camión o cuando llega al almacén. Ahora puedes incorporar ese dato al mismo DeCA de mercancías sin trasladarlo de una llamada o un mensaje al formulario.

El transportista responde desde su móvil o su ordenador, sin crear una cuenta ni instalar una aplicación.

¿A qué empresas les resulta útil solicitar matrícula al transportista?

Esta función está dirigida a empresas que preparan documentos de mercancías y necesitan recibir los datos del vehículo de otra persona o empresa:

• Industrias y empresas cargadoras que contratan transportistas externos.
• Distribuidores y almacenes donde el vehículo se confirma durante la preparación de la salida.
• Agencias y operadores logísticos que coordinan servicios con empresas colaboradoras.
• Empresas transportistas que subcontratan servicios y necesitan los datos del vehículo que realizará el transporte.

Puedes dirigir la solicitud al chófer o al departamento de tráfico. Así, cada empresa organiza la respuesta con quien conoce la asignación del camión.

El borrador conserva la identificación del cargador contractual y transportista efectivo. Esta funcionalidad se utiliza exclusivamente en mercancías; no aparece en los borradores de viajeros.

Cómo solicitar matrícula al transportista desde Docarga

1. Prepara el borrador

Crea el DeCA con las empresas que intervienen y la información de los envíos. Puedes dejar pendiente la matrícula y continuar cuando el transportista aporte sus datos.

En la ficha del borrador encontrarás «Solicitar matrícula al transportista», junto a «Continuar borrador». La gestión está disponible para administradores y operadores.

2. Comparte el enlace o muestra el QR

La ventana de solicitud permite enviar un email, preparar un mensaje de WhatsApp, copiar el enlace o mostrar un QR que también puedes imprimir para utilizarlo en el almacén.

Si eliges WhatsApp, completas el envío desde esa aplicación. Si el conductor está en el muelle, puede escanear el QR con su teléfono. Todos los canales corresponden a la misma solicitud.

3. El transportista completa los datos

El formulario identifica a la empresa solicitante y al transportista efectivo, y muestra una referencia breve del transporte. Está disponible en español e inglés.

La matrícula es el campo principal. Si el vehículo ya está registrado, se puede seleccionar; si es nuevo, se indica también su tipo para darlo de alta, siempre que exista capacidad en Maestros.

El formulario permite añadir remolque o semirremolque cuando corresponda, el nombre del conductor de forma opcional y un teléfono de contacto también opcional. No pide DNI o NIE.

En un conjunto articulado deben identificarse la tractora y el remolque o semirremolque, como recoge el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. La presentación simplificada del formulario mantiene las validaciones aplicables al transporte.

El bloque «Entrega del DeCA» recoge el correo al que se enviará el documento. Puede ser el del conductor o el de tráfico: este contacto no sustituye automáticamente al de la ficha personal del chófer.

4. Recibe los datos y continúa con la emisión

Docarga incorpora la aportación al mismo borrador y genera los avisos correspondientes. A partir de ahí, el recorrido depende de la modalidad elegida por tu empresa.

Revisión previa o emisión automática del DeCA

En Cuenta → Emisión DeCA → Solicitud de matrícula al transportista puedes elegir cómo trabajar. La opción inicial es «Revisar antes de emitir».

Modalidad	Qué sucede cuando llegan los datos	Correo del formulario
Revisar antes de emitir	El documento permanece en borrador. Un administrador u operador revisa y emite.	Opcional. Si se facilita, recibe el DeCA al emitirlo.
Emitir automáticamente el DeCA	Se emite si está completo y supera las validaciones, sin una segunda confirmación interna.	Obligatorio para entregar el DeCA cuando su PDF esté disponible.

Revisión antes de emitir

Esta modalidad permite comprobar la información y corregirla antes de generar el documento definitivo. Cuando el operador emite, el DeCA se envía al correo que el transportista haya indicado en el formulario.

Si ese correo quedó vacío, se utiliza el email del conductor en Maestros únicamente cuando está activada la opción habitual de envío automático y su ficha contiene una dirección. También se mantienen las opciones de envío manual por email y WhatsApp.

Emisión automática

Con la emisión automática del DeCA, una aportación válida permite terminar un documento que ya tenga completos los demás datos necesarios. El PDF se entrega al correo indicado en la solicitud, con prioridad sobre el de Maestros y sin generar dos envíos automáticos.

Si falta información ajena al formulario del transportista, Docarga lo advierte antes de compartir la solicitud. Puedes continuar, pero el documento no se emitirá mientras siga incompleto.

Cuando llegan los datos, la plataforma comprueba de nuevo el borrador. Si aún falta algo, conserva la aportación y avisa al operador de los campos pendientes. Este completa el documento y lo emite manualmente; después se entrega al correo recibido, sin pedir al transportista que responda otra vez.

Los cambios de modalidad se aplican a los nuevos borradores. Los que ya existen conservan su configuración, aunque todavía no hayas compartido la solicitud.

Un enlace temporal de una hora que empieza al compartirlo

La solicitud de matrícula tiene una hora de validez desde la primera acción de envío por email, preparación de WhatsApp, copia del enlace o visualización del QR.

Abrir la ventana para prepararla no consume ese tiempo. Tras activar la solicitud, el borrador muestra:

Solicitud pendiente de respuesta · Caduca a las [hora]

Compartir otra vez el enlace o utilizar otro canal no amplía el plazo. Si caduca sin respuesta, puedes generar una solicitud nueva. Si los datos llegaron dentro de la hora, se conservan aunque revises o emitas el documento más tarde.

Este enlace sirve para completar el borrador y es distinto del QR del DeCA emitido, que facilita la consulta del documento.

Avisos por email y en la plataforma

Al solicitar matrícula al transportista, también necesitas saber cuándo ha respondido. Docarga muestra avisos en la campana de la barra superior y envía un correo al usuario responsable.

En los borradores creados desde la web, el email llega a quien creó el borrador. Si procede de la API, llega al administrador u operador que activó y compartió la solicitud.

El aviso permite abrir el documento y conocer si está pendiente de revisión, se ha emitido o necesita completar algún dato. Los usuarios de solo lectura pueden consultar los avisos de su empresa, manteniendo sus permisos de consulta.

La recepción de datos, la emisión y el envío del correo tienen estados diferenciados. Si se produce un problema con el PDF o con el email, la plataforma conserva la información y permite continuar sobre el mismo DeCA.

Maestros y trazabilidad conectados con cada solicitud

Los vehículos, remolques y conductores se vinculan a los Maestros de tu empresa. Puedes reutilizar registros existentes y crear los nuevos permitidos por tu plan.

Si se alcanza la capacidad de vehículos, Docarga avisa antes de compartir la solicitud. El transportista todavía puede seleccionar una matrícula registrada; para incorporar una nueva debe resolverse la falta de capacidad con el operador.

La aportación recibida y las correcciones internas quedan relacionadas con el documento. La ficha recoge la fecha y hora de recepción, los cambios posteriores y el usuario que los realiza desde Docarga. También registra la IP y la información de dispositivo disponible de la respuesta externa, para su consulta dentro de la cuenta.

Esta organización permite mantener el borrador, los datos del transporte y su historial dentro de Docarga, en lugar de depender de conversaciones separadas para reconstruir lo sucedido.

Una recogida y varias entregas dentro del mismo DeCA

Imagina una empresa de distribución que prepara un transporte con una recogida y varias entregas. Si los envíos cumplen las condiciones para incluirse en un único DeCA, con el mismo cargador contractual y transportista efectivo, puede prepararlos en un solo borrador.

La empresa utiliza la opción de solicitar matrícula al transportista y tráfico indica el vehículo asignado. Esa matrícula se incorpora al transporte del documento; no es necesario pedirla de nuevo por cada entrega.

Cada solicitud corresponde a un único borrador. La funcionalidad no fusiona documentos independientes ni agrupa borradores que ya se hayan importado por separado.

Descubre «Solicitar matrícula al transportista» en vídeo

En este vídeo te mostramos cómo solicitar la matrícula al transportista desde un borrador de DeCA de mercancías y cómo este puede aportar los datos mediante un enlace o código QR, sin necesidad de registrarse en Docarga.

👉 Ver el vídeo: cómo solicitar matrícula al transportista con Docarga

Preguntas frecuentes sobre la solicitud de matrícula

¿El transportista tiene que ser cliente de Docarga?

No. El chófer o el departamento de tráfico accede al formulario temporal sin registrarse. Solo puede completar los datos autorizados de ese transporte, sin acceder a la cuenta de la empresa solicitante.

¿Puedo utilizarla con borradores creados por API?

Sí. Puedes recibir un borrador de mercancías por API sin matrícula y solicitar los datos desde Docarga. La aportación completa ese mismo documento. Para utilizar la API, tu plan debe incluirla.

¿Se pueden corregir los datos después de enviarlos?

Cada solicitud admite una aportación confirmada. Antes de enviarla, el transportista puede revisar los campos. Después debe contactar con el operador: si el documento sigue en borrador, este puede corregirlo; si ya se ha emitido, se utiliza el procedimiento de modificación con motivo e historial.

¿Qué ocurre si cancelo la solicitud o completo yo la matrícula?

Puedes cancelar desde la ficha del borrador. El enlace y el QR dejan de aceptar respuestas y el transportista recibe una indicación para contactar con la empresa.

Si modificas realmente los datos que debía aportar el transportista, se invalida la solicitud para evitar que una respuesta posterior sobrescriba tus cambios. Si emites el DeCA mientras estaba pendiente, el formulario informa de que el documento ya está emitido.

¿Y si el conductor no tiene cobertura?

Puedes enviar el enlace al departamento de tráfico o completar los datos tú mismo desde tu sesión, si dispones de conexión. La solicitud es una opción de colaboración y no impide utilizar el formulario habitual.

¿Tiene un coste adicional solicitar matrícula al transportista?

La funcionalidad se incluye sin un recargo específico. Se mantienen la capacidad de Maestros y las condiciones de los planes de Docarga. Los documentos adicionales a la cuota incluida se facturan según el plan, como en el resto de emisiones.

Empieza a solicitar matrícula al transportista desde tu cuenta

Prepara el borrador, comparte la solicitud con quien conoce el vehículo y recibe los datos en el documento que estás gestionando. Puedes mantener la revisión previa o elegir la emisión automática para los transportes que dejes completos.

Accede a Docarga y abre un borrador de mercancías para utilizar «Solicitar matrícula al transportista». Si todavía no utilizas la plataforma, puedes crear tu cuenta o contactar con nuestro equipo para conocer cómo encaja en tu operativa.