Crear DeCA resulta más sencillo cuando cada empresa aporta directamente la información que conoce. El cargador contractual dispone de los datos de la mercancía y de los puntos de recogida y entrega. El transportista efectivo conoce el vehículo que realizará el servicio, el remolque y el conductor asignado.

Con «Solicitar matrícula» y «Solicitar datos al cargador», Docarga permite reunir esas aportaciones en un mismo borrador del Documento Electrónico de Control Administrativo. Cada parte completa su formulario y añade sus propias observaciones, sin tener que intercambiar mensajes para después copiar los datos a mano.

El objetivo es adelantar la documentación desde que se contrata el transporte, para que el DeCA pueda estar emitido y disponible cuando llegue el momento de cargar.

Estas funciones están pensadas para el DeCA de mercancías. Si necesitas conocer primero este documento, puedes consultar nuestra guía sobre qué es el DeCA.

Qué función utilizar según tu papel en el transporte

La opción depende del papel que ocupa tu empresa en ese DeCA. El cargador contractual contrata directamente con el transportista efectivo, que es quien realiza materialmente el transporte. Una agencia u operador también puede actuar como cargador contractual cuando contrata con quien ejecuta el servicio.

Tu papel en el DeCA	Función que utilizas	Qué solicitas a la otra parte
Cargador contractual	Solicitar matrícula	Los datos del vehículo, el remolque cuando corresponda, el conductor si se informa y las observaciones del transportista.
Transportista efectivo	Solicitar datos al cargador	Los datos de los envíos: origen, destino, mercancía, cantidad y unidad, además de las observaciones del cargador.

Una misma empresa puede utilizar una opción u otra en distintos transportes, según su papel en cada documento.

Solicitar matrícula: el cargador prepara la carga y el transportista completa sus datos

«Solicitar matrícula» está dirigida a empresas que contratan el transporte: fabricantes, almacenes, distribuidores, empresas agrícolas y operadores que actúan como cargadores contractuales.

Permite preparar el DeCA con la información de la carga y pedir a la empresa transportista que aporte los datos que dependen de ella.

Cómo funciona Solicitar matrícula

1. Prepara el borrador e identifica a las dos empresas. Indica tu papel como cargador contractual y quién realizará el transporte.
2. Completa los envíos. Introduce los puntos de recogida y entrega, la mercancía, su cantidad y unidad, y tus observaciones como cargador.
3. Comparte la solicitud. Desde el borrador, utiliza «Solicitar matrícula» y facilita el enlace a la empresa transportista mediante las opciones disponibles, como correo electrónico o WhatsApp.
4. El transportista aporta sus datos. Abre el formulario desde el móvil u ordenador, sin crear una cuenta, e informa de las matrículas que correspondan, los datos del conductor si los aporta y sus propias observaciones. El conductor es opcional en el DeCA de mercancías.
5. Revisa y emite. La respuesta se incorpora al mismo borrador. Puedes revisarlo antes de emitir o utilizar la emisión automática si la has configurado y el documento reúne todos los requisitos.

Por ejemplo, un almacén contrata un camión para la mañana siguiente. En ese momento deja preparados la mercancía y el trayecto y comparte la solicitud. La empresa transportista añade los datos de su vehículo cuando los tiene disponibles. Así, la preparación del documento puede avanzar antes de que el camión llegue al almacén.

Solicitar datos al cargador: el transportista adelanta el DeCA al recibir el encargo

«Solicitar datos al cargador» está dirigida a transportistas efectivos, tanto autónomos como empresas de transporte que realizan el servicio y necesitan que su cliente complete los datos de la carga.

Es especialmente útil cuando ya conoces el vehículo y la fecha del transporte, pero todavía te faltan las direcciones exactas o la información de la mercancía.

Cómo funciona Solicitar datos al cargador

1. Crea el borrador al recibir el encargo. Identifica a tu empresa como transportista efectivo y a quien contrata contigo como cargador contractual.
2. Adelanta la información del transporte. Introduce la matrícula del vehículo, el remolque si procede, la fecha del transporte y tus observaciones. Los datos de transporte ya aportados se muestran al cargador para su consulta.
3. Comparte la solicitud con el cargador. Utiliza el botón «Solicitar datos al cargador» desde el borrador.
4. El cargador completa los envíos. Puede introducir las direcciones de origen y destino, la naturaleza de la mercancía, la cantidad y la unidad, así como el contenedor o ADR cuando corresponda. También dispone de su propio campo de observaciones.
5. Recibe la respuesta y completa la emisión. Docarga incorpora los datos al borrador y te avisa. Según la modalidad configurada, revisas el documento o se emite automáticamente cuando está completo y supera las validaciones.

El formulario permite añadir varios envíos y utilizar un origen común o un destino común. También permite buscar direcciones y mercancías guardadas en los Maestros habilitados para la solicitud y dar de alta nuevas fichas cuando sea necesario. En las direcciones de los envíos, dirección y localidad son obligatorias; el código postal es opcional.

Imagina que recibes un encargo mientras organizas las rutas del día siguiente. Creas el borrador con las partes, el vehículo y la fecha, y envías la solicitud. El cargador completa los datos desde su oficina. Cuando el conductor llega a recoger la mercancía, el trabajo de preparación documental ya puede estar realizado.

Cada parte aporta sus propias observaciones al DeCA

Docarga separa las observaciones del cargador contractual de las observaciones del transportista efectivo.

La empresa que prepara el documento puede escribir en el campo correspondiente a su papel. Las observaciones de la contraparte se reciben mediante la solicitud y quedan protegidas frente a la edición por la empresa solicitante.

Por ejemplo, el cargador puede indicar una instrucción de acceso al punto de recogida. El transportista puede añadir una indicación sobre el vehículo o sobre las condiciones del servicio. Son aportaciones diferenciadas, que se muestran con su correspondiente identificación en el documento.

Si una aportación necesita corregirse antes de emitir, se solicita la corrección a la parte que la realizó. De este modo, la revisión mantiene la autoría de las observaciones y la trazabilidad de las aportaciones. Los bloques vacíos no se muestran en el DeCA emitido.

Qué responsabilidad tiene cada parte sobre los datos del DeCA

Los artículos 6 y 7 de la Orden FOM/2861/2012, en su redacción vigente, distinguen las responsabilidades sobre el contenido del documento:

• Cargador contractual: identificación de ambas partes, origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía, además de las observaciones que incorpore.
• Transportista efectivo: autorización especial de circulación cuando proceda, fecha del transporte, matrículas y las observaciones que incorpore.

Ambos están obligados a formalizar el documento. La cumplimentación compartida facilita reunir los datos y distinguir las aportaciones, pero no cambia el reparto legal de responsabilidades.

Revisión manual o emisión automática

Las solicitudes permiten adaptar la preparación del DeCA a la organización de tu empresa:

• Con revisión: recibes la respuesta, compruebas los datos y emites el documento cuando está preparado.
• Con emisión automática: la respuesta permite continuar la emisión si el documento está completo, supera las validaciones y no existe un bloqueo pendiente.

La configuración compartida de estas funciones se gestiona desde Cuenta → Emisión DeCA. Allí puedes ajustar la duración de las solicitudes entre 1 y 72 horas. El plazo empieza al compartir por primera vez y no se amplía simplemente por volver a compartir el mismo enlace.

Responder a una solicitud y emitir el DeCA son pasos distintos: un borrador pendiente de completar todavía no es un documento emitido.

Indica dónde quieres recibir el DeCA una vez emitido

En ambos formularios, la empresa que responde puede indicar una dirección de correo electrónico para recibir el DeCA cuando se emita.

Así, el transportista puede señalar dónde quiere recibir el documento que prepara el cargador, y el cargador puede hacer lo mismo cuando la emisión la gestiona la empresa de transporte.

Esto facilita que cada parte disponga del documento sin tener que pedirlo después en otra llamada o mensaje.

Ventajas de preparar el DeCA entre las dos empresas

• Menos llamadas y mensajes: la solicitud reúne los datos pendientes en un formulario dedicado al transporte.
• Menos transcripción manual: la información recibida se incorpora al borrador, reduciendo errores al copiar matrículas, direcciones o cantidades.
• Documentación adelantada: puedes empezar a preparar el DeCA en cuanto se contrata el porte o se recibe el encargo.
• Aportaciones diferenciadas: cada parte dispone de sus propias observaciones, con protección de su autoría.
• Acceso sencillo desde el móvil: la empresa destinataria responde mediante el enlace, sin dar de alta otro usuario.
• Un mismo borrador: las aportaciones se reúnen en el documento que prepara la empresa solicitante.

Preguntas frecuentes sobre las solicitudes de datos del DeCA

¿Las dos empresas necesitan una cuenta en Docarga?

La empresa que prepara y gestiona el DeCA necesita su cuenta. La contraparte puede responder al formulario mediante el enlace temporal recibido, sin registrarse en Docarga.

¿Puedo utilizar estas funciones desde el móvil?

Sí. Tanto la preparación del borrador como la respuesta a la solicitud pueden realizarse desde el navegador del móvil.

¿Puedo editar las observaciones de la otra empresa?

No. Puedes editar las observaciones que corresponden a tu papel. Antes de emitir, puedes pedir a la otra parte que corrija su aportación mediante el recorrido de corrección.

¿Sirve Solicitar datos al cargador para varios puntos de carga o descarga?

Sí. El cargador puede completar varios envíos y elegir direcciones por envío, origen común o destino común, dentro del mismo DeCA y con las mismas partes.

¿El documento se emite en cuanto llega la respuesta?

Depende de la modalidad configurada. Con revisión, la empresa solicitante lo comprueba antes de emitir. Con emisión automática, solo se emite si cumple las validaciones y no tiene bloqueos pendientes.

Empieza a crear DeCA con la información de cada parte

Organiza la documentación desde el primer momento: pide la matrícula cuando contrates el transporte o solicita los datos de la carga al recibir el encargo.

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