Hoja Electrónica de Ruta (HeRU): qué es y cómo funciona en 2026

La hoja electrónica de ruta será una de las principales novedades en la digitalización del transporte de viajeros por carretera. Este nuevo sistema permitirá sustituir la tradicional documentación en papel por un documento generado y conservado digitalmente, facilitando tanto la gestión de las empresas de transporte como las actuaciones de control durante el servicio.

Para las empresas de autobuses y autocares, adaptarse a la hoja electrónica de ruta supone avanzar hacia una gestión documental completamente digital. Los datos del servicio podrán registrarse electrónicamente y la documentación podrá estar disponible para su consulta sin necesidad de imprimir y conservar hojas de ruta en formato físico.

Este cambio forma parte del proceso de digitalización de la documentación de control del transporte por carretera y está estrechamente relacionado con el DeCA de viajeros, que permite disponer de la información del servicio en formato digital y facilitar su acceso durante una inspección.

¿Qué es la hoja electrónica de ruta?

La hoja electrónica de ruta, también conocida como HeRU, es la versión digital de la hoja de ruta utilizada para documentar determinados servicios de transporte de viajeros por carretera.

Su finalidad es recoger electrónicamente la información necesaria para identificar el servicio realizado, la empresa transportista, el vehículo y las características principales del trayecto, manteniendo estos datos disponibles durante la prestación del transporte.

A diferencia del documento tradicional en papel, la hoja electrónica de ruta se genera y conserva en formato digital. Esto permite centralizar la documentación, reducir tareas administrativas y facilitar que la información pueda ser consultada cuando sea requerida por los órganos de inspección y control.

Con la llegada de este nuevo sistema, las empresas de transporte de viajeros deberán prestar especial atención no solo a qué información debe contener la hoja electrónica de ruta, sino también a cómo debe generarse, conservarse y ponerse a disposición durante un control en carretera.

En esta guía explicamos qué implica la hoja electrónica de ruta en 2026, cuándo será exigible, qué datos debe incluir y cómo puede gestionarse digitalmente mediante una plataforma especializada como Docarga.

¿Es lo mismo la hoja electrónica de ruta, la hoja de ruta digital y el DeCA de viajeros?

Aunque en el sector se utilizan distintas expresiones, los conceptos de hoja electrónica de ruta, hoja de ruta digital, HeRU y DeCA de viajeros están directamente relacionados con la digitalización de la documentación de control exigida en determinados servicios de transporte de viajeros por carretera.

La expresión hoja electrónica de ruta hace referencia a la evolución digital de la tradicional hoja de ruta utilizada por las empresas de transporte de viajeros. Por su parte, HeRU es la abreviatura que está empezando a utilizarse para identificar este documento en formato electrónico.

También es frecuente encontrar la denominación hoja de ruta digital, especialmente cuando se explica el cambio desde el documento físico en papel hacia un sistema completamente electrónico.

El término DeCA de viajeros, en cambio, sitúa esta documentación dentro del nuevo modelo de documentación de control digital del transporte por carretera. En la práctica, todos estos conceptos apuntan hacia un mismo objetivo: que la información del servicio pueda generarse, conservarse y ponerse a disposición de los órganos de control por medios electrónicos.

De la hoja de ruta en papel a un documento digital

Hasta ahora, muchas empresas de transporte han gestionado la hoja de ruta mediante documentos impresos que debían cumplimentarse, transportarse en el vehículo y archivarse posteriormente.

La hoja electrónica de ruta cambia este modelo. La información pasa a gestionarse mediante herramientas digitales, lo que permite disponer de un documento estructurado, localizable y accesible durante el servicio.

Este cambio aporta varias ventajas operativas para las empresas de autobuses y autocares:

• Reduce la dependencia de documentación en papel.
• Facilita la preparación de los servicios antes de la salida.
• Permite mantener la documentación centralizada.
• Simplifica la consulta de servicios realizados anteriormente.
• Facilita el acceso a la información durante una inspección.
• Reduce errores derivados de la cumplimentación manual de documentos.

La digitalización, por tanto, no consiste simplemente en convertir una hoja de ruta en un archivo PDF. La hoja electrónica de ruta debe integrarse dentro de un sistema que permita generar correctamente la documentación, conservarla y mantenerla disponible cuando sea necesario.

Para las empresas de transporte de viajeros, este cambio implica revisar con antelación sus procedimientos internos y disponer de una solución que permita emitir y gestionar la documentación digital de cada servicio.

¿Cuándo será obligatoria la HeRU?

La digitalización de la hoja de ruta tiene una fecha clave para las empresas de transporte de viajeros: el 5 de octubre de 2026. A partir de ese momento, la documentación de control afectada por la nueva regulación deberá generarse en formato electrónico conforme a los requisitos técnicos establecidos para los DeCA.

Esto significa que la tradicional hoja de ruta en papel dejará paso a la HeRU o hoja de ruta digital en los servicios sujetos a esta obligación. La documentación deberá crearse originalmente por medios electrónicos; no será suficiente cumplimentar un documento en papel y posteriormente escanearlo o convertirlo en una imagen.

La obligación no supone la aparición de un documento completamente nuevo. La hoja de ruta ya existe como documento de control en determinados servicios de transporte público de viajeros. Lo que cambia a partir del 5 de octubre de 2026 es la forma en la que debe generarse y gestionarse: el formato electrónico pasa a ser el modelo exigido.

¿Qué deben hacer las empresas antes del 5 de octubre de 2026?

Las empresas de autobuses y autocares no deberían esperar a la entrada en vigor para modificar sus procedimientos internos. La implantación de la hoja de ruta digital afecta a la forma de preparar cada servicio, entregar la documentación al conductor y conservar posteriormente los documentos generados.

Antes de la fecha límite será conveniente disponer de un sistema que permita:

• Crear el DeCA de viajeros antes del inicio del servicio.
• Generar el documento directamente en formato digital.
• Incorporar el código QR y el acceso electrónico exigidos.
• Facilitar al conductor la documentación correspondiente al viaje.
• Actualizarla cuando se produzcan modificaciones durante el servicio.
• Mantener un histórico de los documentos emitidos y sus diferentes versiones.

Por tanto, la adaptación a la HeRU no consiste únicamente en sustituir una hoja impresa por un PDF. Implica incorporar la documentación de control digital al funcionamiento habitual de la empresa y asegurarse de que puede estar disponible cuando sea requerida en carretera.

Con Docarga, las empresas de transporte de viajeros pueden preparar este proceso con antelación, centralizando la creación, gestión y conservación de sus DeCA desde una única plataforma.

¿Qué servicios de transporte deben llevar hoja de ruta digital?

La obligación de disponer de hoja de ruta afecta, con carácter general, a los autobuses destinados a la prestación de servicios de transporte público de viajeros, aunque la normativa establece determinadas excepciones.

En la práctica, la HeRU resulta especialmente relevante para las empresas que realizan servicios discrecionales en autobús o autocar, así como determinados servicios turísticos, de refuerzo o de colaboración.

La normativa distingue, entre otras, las siguientes modalidades de servicio:

• Servicios discrecionales de viajeros, como el alquiler de un autocar para una excursión, evento, traslado de grupos o viaje organizado.
• Servicios turísticos, en los que el transporte forma parte del servicio contratado.
• Servicios discrecionales realizados como refuerzo de un servicio público regular de uso general.
• Servicios discrecionales prestados en colaboración con un transporte regular de uso especial.

La propia documentación debe identificar la naturaleza del transporte realizado, además de recoger otros datos del viaje como la empresa transportista, el contratante, el vehículo, el conductor, el origen, el destino y la fecha del servicio.

¿Existen servicios exentos?

Sí. No todos los autobuses deben generar esta documentación en todas sus expediciones.

Quedan exentos, entre otros supuestos, los vehículos expresamente adscritos a un servicio público de transporte regular de viajeros de uso general mientras estén realizando una expedición de ese servicio.

También están exentos los vehículos utilizados en nombre propio por empresas titulares de una autorización de transporte regular de viajeros de uso especial, siempre que se encuentren realizando una de las expediciones incluidas en dicha autorización.

Por tanto, para determinar si una empresa debe generar un DeCA de viajeros no basta con comprobar que utiliza autobuses o autocares. Es necesario tener en cuenta la naturaleza concreta del servicio que está realizando el vehículo.

Un documento para cada servicio

Cuando exista obligación, la documentación debe estar vinculada al servicio concreto que se realiza. Esto permite identificar de forma individualizada quién efectúa el transporte, quién lo ha contratado, qué vehículo y conductor intervienen y cuál es el trayecto correspondiente.

Con la implantación de la hoja de ruta digital, esta información pasa a gestionarse electrónicamente, permitiendo a la empresa preparar cada viaje desde su sistema de gestión y disponer posteriormente de un histórico organizado de los servicios realizados.

En el siguiente apartado veremos exactamente qué datos debe contener la HeRU y qué información deberá introducir la empresa antes de iniciar cada servicio.

¿Qué datos debe contener la HeRU?

La HeRU debe identificar de forma clara el servicio de transporte realizado y los principales elementos que intervienen en él. La información debe generarse antes del inicio del viaje y mantenerse disponible durante la prestación del servicio.

Entre los datos que deben figurar en la documentación se encuentran la identificación de la empresa transportista, el contratante del servicio, el vehículo utilizado, el conductor, el origen y destino del trayecto y la fecha prevista para su realización.

También deberá reflejarse la naturaleza del servicio efectuado y aquella información necesaria para que el transporte pueda ser identificado correctamente durante una actuación de inspección.

La utilización de una hoja de ruta digital permite que estos datos se introduzcan una sola vez y puedan reutilizarse cuando la empresa trabaja habitualmente con los mismos vehículos, conductores, clientes o rutas. Esto reduce la carga administrativa y evita tener que cumplimentar manualmente todos los campos en cada nuevo servicio.

En plataformas especializadas como Docarga, además, es posible trabajar con maestros de datos para agilizar la preparación de nuevos documentos y mantener una estructura homogénea en todos los servicios realizados.

La importancia de revisar los datos antes de iniciar el viaje

Antes de emitir el DeCA de viajeros es recomendable comprobar que la información introducida coincide con el servicio que realmente va a realizarse.

Un error en la matrícula, en el conductor asignado, en el contratante o en el itinerario puede obligar posteriormente a modificar la documentación. Por este motivo, la digitalización no elimina la necesidad de revisar los datos, pero sí facilita su corrección y trazabilidad.

Una vez generado el documento, la empresa debe asegurarse de que el conductor pueda acceder a él durante el trayecto y presentarlo cuando sea requerido.

¿Cómo funciona la hoja de ruta digital durante un servicio?

El funcionamiento de la hoja de ruta digital comienza antes de que el vehículo inicie el viaje.

La empresa transportista prepara la documentación correspondiente al servicio, introduce los datos necesarios y genera el DeCA de viajeros en formato electrónico. El documento queda asociado a ese trayecto concreto y puede ponerse a disposición del conductor por medios digitales.

De esta forma, ya no es necesario depender exclusivamente de una hoja física que acompañe al vehículo.

Durante el servicio, el conductor debe poder acceder a la documentación cuando resulte necesario, especialmente ante una actuación de los órganos de inspección y control.

Antes de la salida

La empresa debe generar la documentación correspondiente al servicio antes de su inicio. Esto permite comprobar que los datos del vehículo, conductor, contratante y trayecto son correctos y que el documento está disponible desde el momento en que comienza el transporte.

La HeRU queda así vinculada al servicio concreto y puede consultarse posteriormente desde el sistema utilizado por la empresa.

Durante el trayecto

Una vez iniciado el viaje, pueden producirse circunstancias que obliguen a actualizar determinados datos: cambios de conductor, variaciones en el recorrido, incidencias operativas u otras modificaciones relacionadas con el servicio.

La utilización de documentación electrónica facilita registrar estos cambios sin necesidad de generar manualmente una nueva hoja de ruta en papel.

Además, el sistema debe permitir mantener constancia de las modificaciones realizadas, de manera que pueda conocerse qué información contenía originalmente el documento y qué cambios se introdujeron posteriormente.

Después del servicio

Al finalizar el trayecto, la documentación no desaparece. El DeCA debe conservarse durante el periodo correspondiente y mantenerse accesible para su consulta.

Para una empresa que realiza decenas o cientos de servicios mensuales, disponer de un repositorio digital facilita considerablemente esta tarea. En lugar de almacenar documentación física por vehículo, fecha o ruta, los servicios pueden localizarse mediante búsquedas y filtros dentro de la propia plataforma.

En el siguiente bloque veremos uno de los elementos más importantes de este nuevo modelo: cómo funciona el código QR y qué debe poder consultar la inspección durante un control en carretera.

Código QR y acceso durante un control en carretera

Uno de los elementos clave del nuevo modelo de documentación digital es el código QR asociado al documento. Su función es facilitar el acceso a la información del servicio de forma rápida y verificable durante una actuación de inspección.

En un control en carretera, los agentes deben poder consultar la documentación correspondiente al viaje sin depender de copias impresas. Para ello, el DeCA de viajeros debe estar disponible en formato digital y vinculado a un sistema que permita acceder al documento mediante una dirección electrónica única.

El QR actúa como punto de acceso a esa documentación. Al escanearlo, se puede consultar el documento asociado al servicio y comprobar los datos registrados.

Esto permite que la HeRU pueda ser presentada directamente desde un dispositivo electrónico, siempre que la información sea accesible y pueda ser consultada correctamente.

¿Es suficiente guardar un PDF en el teléfono?

No basta con disponer de una fotografía, un escaneo o una copia informal del documento.

La digitalización exige que la documentación se haya generado originalmente por medios electrónicos y que permanezca accesible en las condiciones previstas para este tipo de documentos de control.

Por ese motivo, utilizar una plataforma especializada permite centralizar la emisión, conservación y acceso a los documentos, evitando que la empresa dependa de archivos dispersos en teléfonos móviles, correos electrónicos o carpetas locales.

Con Docarga, cada servicio puede disponer de su correspondiente documento digital, código QR y acceso asociado, facilitando su consulta durante un control.

¿Qué ocurre si hay modificaciones durante el viaje?

En el transporte de viajeros pueden producirse cambios una vez iniciado el servicio. Un cambio de conductor, una variación del itinerario, una incidencia operativa o cualquier otra circunstancia relevante puede hacer necesario actualizar la información inicialmente registrada.

La hoja de ruta digital permite gestionar estas modificaciones de forma más ordenada que el sistema tradicional en papel.

Cuando se produce un cambio, la documentación debe actualizarse para reflejar correctamente la situación real del servicio. Además, es importante que exista trazabilidad sobre las modificaciones realizadas.

Esto significa que el sistema debe permitir identificar qué datos han sido modificados y mantener constancia de la evolución del documento.

La trazabilidad es una de las principales ventajas del formato digital

En un documento en papel, cualquier modificación puede resultar difícil de seguir, especialmente si se realizan anotaciones manuales o se generan varias copias.

Con una HeRU gestionada electrónicamente, las modificaciones pueden quedar registradas dentro del propio sistema, facilitando el control interno y la revisión posterior.

Esto resulta especialmente útil para empresas con un volumen elevado de servicios, donde pueden producirse cambios frecuentes de vehículos, conductores o rutas.

Además, una correcta trazabilidad permite demostrar que la documentación fue preparada antes del inicio del servicio y que las modificaciones posteriores responden a cambios reales producidos durante el trayecto.

En el siguiente apartado veremos durante cuánto tiempo debe conservarse la documentación y cómo debe mantenerse accesible después de finalizar el servicio.

¿Durante cuánto tiempo debe conservarse la documentación?

La digitalización no termina cuando finaliza el viaje. Una vez completado el servicio, el DeCA de viajeros debe permanecer correctamente almacenado y accesible durante el periodo de conservación exigido por la normativa aplicable.

Esto obliga a las empresas de transporte a disponer de un sistema que permita recuperar posteriormente la documentación asociada a cada servicio. No basta, por tanto, con que el conductor pueda mostrarla durante el trayecto: la empresa debe poder localizarla también después de que el viaje haya finalizado.

La utilización de un repositorio digital facilita especialmente esta obligación. Los documentos pueden organizarse por fecha, vehículo, conductor, cliente o servicio, evitando depender de archivos físicos o de documentos almacenados de forma dispersa.

Acceso al histórico de servicios

Para una empresa que realiza un volumen elevado de expediciones, el archivo digital supone una ventaja operativa importante.

Una plataforma de gestión de DeCA de viajeros permite consultar los documentos emitidos anteriormente, localizar un servicio concreto y revisar la información que contenía en el momento de su emisión.

Además, cuando se hayan realizado modificaciones, resulta especialmente importante conservar la trazabilidad documental. El sistema debe permitir identificar el documento correspondiente al servicio y mantener un registro coherente de los cambios efectuados.

Esta capacidad resulta útil tanto para la gestión interna de la empresa como ante una posible actuación inspectora posterior.

Con Docarga, la documentación generada queda centralizada dentro de la cuenta de la empresa, permitiendo consultar el histórico de servicios y acceder nuevamente a los documentos cuando sea necesario.

¿Qué sanciones puede haber por no llevar correctamente la HeRU?

La obligación de utilizar documentación de control electrónica no debe entenderse únicamente como un cambio tecnológico. El incumplimiento de las obligaciones documentales del transporte puede dar lugar a responsabilidades administrativas conforme a la normativa de ordenación de los transportes terrestres.

No disponer del documento correspondiente, llevarlo incorrectamente cumplimentado, consignar datos que no coincidan con el servicio realizado o impedir su correcta consulta durante una actuación de control son situaciones que pueden generar problemas durante una inspección.

Por ese motivo, las empresas deben prestar atención tanto a la emisión de la hoja de ruta digital como a la calidad de la información registrada.

No basta con generar cualquier documento digital

Uno de los errores que conviene evitar es considerar que cualquier PDF almacenado en un teléfono cumple automáticamente con las nuevas obligaciones.

El documento debe generarse conforme al sistema previsto para la documentación de control digital y mantenerse disponible en las condiciones exigidas. Del mismo modo, la información incluida debe corresponder con el servicio que realmente está siendo realizado.

Las incidencias pueden derivar, entre otros motivos, de:

• No haber generado la documentación antes del inicio del servicio.
• No poder acceder al documento durante una inspección.
• Utilizar datos incorrectos del vehículo, conductor o contratante.
• No reflejar adecuadamente las modificaciones producidas durante el viaje.
• No conservar posteriormente la documentación en las condiciones exigidas.

Por ello, implantar la HeRU mediante un procedimiento estandarizado resulta especialmente importante cuando una empresa gestiona numerosos autocares, conductores y servicios diariamente.

Más allá de evitar posibles sanciones del DeCA, la utilización de un sistema específico reduce errores administrativos y permite acreditar con mayor facilidad cómo se ha documentado cada transporte.

En el siguiente apartado veremos cómo generar y gestionar el DeCA de viajeros con Docarga, desde la preparación del servicio hasta la conservación final del documento.

Cómo generar la hoja electrónica de ruta con Docarga

Docarga permite centralizar la creación y gestión de la hoja electrónica de ruta desde una única plataforma, reduciendo tareas manuales y facilitando que la documentación esté preparada antes del inicio de cada servicio.

El proceso comienza con la introducción de los datos necesarios del viaje. La empresa puede seleccionar la información del vehículo, conductor, contratante y resto de elementos vinculados al servicio y generar la documentación correspondiente en formato digital.

Una vez emitida, la hoja electrónica de ruta queda asociada al servicio realizado y disponible para su consulta. El documento incorpora los elementos necesarios para facilitar su acceso durante una actuación de control, incluido el código QR vinculado a la documentación.

Además, Docarga permite mantener organizada la documentación generada y acceder posteriormente al histórico de servicios realizados.

Centraliza conductores, vehículos y clientes

Una de las principales ventajas de utilizar una plataforma específica para la hoja electrónica de ruta es evitar tener que introducir repetidamente los mismos datos.

Docarga permite trabajar con maestros de conductores, vehículos, clientes y otros elementos habituales, de forma que la preparación de nuevos servicios sea más rápida y homogénea.

Esto resulta especialmente útil para empresas que generan un elevado número de documentos cada semana y necesitan reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Gestiona modificaciones y conserva la trazabilidad

Si durante el servicio es necesario actualizar determinada información, la plataforma permite gestionar las modificaciones manteniendo la trazabilidad del documento.

De este modo, la hoja electrónica de ruta no se limita a ser un archivo estático, sino que forma parte de un sistema de gestión documental adaptado al funcionamiento real de las empresas de transporte de viajeros.

La documentación queda posteriormente almacenada y disponible para su consulta, permitiendo recuperar servicios anteriores cuando sea necesario.

Si tu empresa realiza transporte de viajeros en autobús o autocar, puedes empezar a preparar ahora la transición hacia la hoja electrónica de ruta y familiarizar a tu equipo con el nuevo procedimiento antes de que su utilización resulte obligatoria.

Preguntas frecuentes sobre la hoja electrónica de ruta

¿Cuándo será obligatoria la hoja electrónica de ruta?

La hoja electrónica de ruta pasará a formar parte del nuevo sistema de documentación de control digital aplicable a partir del 5 de octubre de 2026 en los servicios sujetos a esta obligación.

Las empresas afectadas deben adaptar previamente sus procedimientos para poder generar y gestionar la documentación en formato electrónico.

¿La hoja electrónica de ruta sustituye a la hoja de ruta en papel?

Sí. El cambio consiste precisamente en pasar de la gestión tradicional en papel a un sistema de documentación generado originalmente por medios electrónicos.

No se trata simplemente de escanear una hoja cumplimentada manualmente, sino de crear la hoja electrónica de ruta mediante un sistema digital que permita gestionarla y mantenerla accesible.

¿Debe generarse antes de empezar el servicio?

Sí. La documentación correspondiente al transporte debe estar preparada antes del inicio del servicio.

Esto permite que la información esté disponible desde el comienzo del viaje y pueda ser presentada si se produce un control en carretera.

¿Puede llevarse la hoja electrónica de ruta en el móvil?

La documentación puede consultarse mediante dispositivos electrónicos siempre que se mantenga accesible correctamente y cumpla los requisitos establecidos para la documentación digital.

Lo importante no es el dispositivo utilizado, sino que la hoja electrónica de ruta pueda ser consultada cuando sea requerida.

¿Qué ocurre si cambian los datos durante el viaje?

Cuando se produzcan modificaciones relevantes durante el servicio, la documentación deberá actualizarse para reflejar correctamente la situación del transporte.

Un sistema digital permite registrar estos cambios y mantener la trazabilidad de las modificaciones realizadas.

¿Es obligatorio utilizar un programa específico?

La normativa no obliga a contratar una marca o proveedor concreto, pero el sistema utilizado debe permitir generar, gestionar, conservar y facilitar el acceso a la documentación en las condiciones exigidas.

Utilizar una plataforma especializada simplifica este proceso y reduce el riesgo de errores.

¿Puedo generar la hoja electrónica de ruta con Docarga?

Sí. Docarga está diseñada para facilitar la emisión y gestión de documentación de control digital para el transporte por carretera.

La plataforma permite preparar la hoja electrónica de ruta, gestionar los datos habituales de la empresa, acceder a los documentos emitidos y mantener centralizado el histórico de servicios.

Prepara ahora tu empresa para la hoja electrónica de ruta

El 5 de octubre de 2026 supondrá un cambio importante en la gestión documental de las empresas de transporte de viajeros.

Adaptarse con antelación permite comprobar los procedimientos internos, formar al personal y empezar a utilizar la hoja electrónica de ruta antes de que el nuevo sistema sea obligatorio.

Con Docarga puedes centralizar todo el proceso desde una única plataforma y comenzar a generar tu documentación de forma digital.

Regístrate en Docarga y empieza a preparar tu empresa para la hoja electrónica de ruta.